Im Umgang mit sehr großen Dateien in Excel wird vielfach empfohlen, statt der üblichen *.xls oder *.xlsm-Dateien das Format „Excel-Binärarbeitsmappe“ (*.xlsb) zu verwenden.
Die Vorteile dieses Formats werden allerorten mitgeteilt, sie lauten
- Kleineres Dateiformat (Umfang ca. 25% einer xls-Datei)
- dadurch wesentlich schnelleres Öffnen, Schließen und Speichern der Datei
- wesentlich schnellere Berechnungen
Eeher weniger beleuchtet werden die Nachteile. Genannt wird meist nur:
- Geringere Fehlertoleranz. Wenn es Probleme beim Speichern gibt, oder sie -z. B. beim Versand per E-Mail – auf dem Transport „bechädigt“ wird, dann ist bei Binärarbeitsmappen meist die ganze Datei zerstört. Über beschädigte xls-Dateien heißt es, sie könnten mit den unbeschädigten Resten noch genutzt werden könnten. Allerdings ist mir persönlich das noch nie gelungen, schon weil man meist nicht genau erkennt, wo der Fehler liegt, also welche Daten noch o.k. sind, und wo etwas fehlt. Denn dass die Fehler systematisch erkennbar und/oder am Ende einer exls-Datei liegen, darf man ja nicht erwarten. Eine solcherart angeschlagene Datei lösche ich gleich ganz, bevor irgendwo doch etwas abhandengekommen ist, was mir beim schnellen Drübersehen nicht gleich aufgefallen ist.
Neu hinzufügen möchte ich aber noch:
- xlsb-Dateien eignen sich nicht zum Datenimport mit MS Query. Das kann interessant werden, wenn man eine Datenbasis für verschiedene weitere Berechnungen nutzen und jeweils nur über Datenverbindungen importieren will. Diese Verbindung lässt es zu, nur die Basisdatei zu ändern und diese Änderungen dann über „Alle aktualisieren“ auch in die anderen Berechnungen zu übernehmen. Aber eben leider nicht mit xlsb-Dateien, das gibt eine Fehlermeldung („Datei enthält keine sichtbaren Tabellen“).
Trotz dieser Nachteile arbeite ich gern mit xlsb-Daten. Meine Daten werden im beruflichen Umfeld sowieso standardmäßig gesichert, und auch ich speichere beim Arbeiten an großen xlsb-Dateien die größeren Zwischenschritte immer mal wieder unter neuem Namen.
Wenn man an die Grenzen der Einsetzbarkeit von Excel kommt, sich aber wie ich an Access nicht herantraut, dann kann man sich die Arbeit auch noch dadurch erleichtern, dass man in den Optionen die automatische Formelberechnung abschaltet. Sehr aufwändige Formeln lasse ich auch nur einmal ausrechnen, speichere mir dann in einer Hilfszeile die Formel als reinen Text (ohne Gleichheitszeichen am Anfang), kopiere dann den Zelleninhalt und füge ihn nur als Wert (ohne Formel) wieder ein.